عبارت‌های «داده» و «اطلاعات» اکثر اوقات به جای هم به کار می‌روند، اما این بی‌دقتی از طرف مدیران و متخصصان، امری غیرقابل اغماض است. داده‌ها گروهی از نمادها (کلمات، اعداد، نمودارها، ...) هستند، که رخدادها را نشان می‌دهند. داده‌ها حقایقی هستند که از طریق مشاهده و تحقیق به دست می‌آیند و سرانجام مواد خام و اولیه‌ای هستند که پردازش نشده‌اند. در اغلب گزارش‌ها و یادداشت‌های سازمان، داده‌ها به چشم می‌خورند. برای مثال، تاریخ و مقدار یک صورت‌حساب یا چک، جزئیات لیست حقوق، تعداد وسایل نقلیه‌ای که از نقطه‌ی خاصی در کنار جاده گذشته‌اند،... نمونه‌های از داده‌ها هستند. داده‌ها از منابع خارجی و داخلی اخذ می‌شوند. داده‌های گرفته شده از منابع خارجی به آسانی قابل استفاده‌اند (از دیدگاه فرآیند تولید داده‌ها، سیستم‌ها می‌توانند به صورت خودکار داده‌ها را تولید کنند).
برای شکل‌دهی اطلاعات، داده‌ها باید پردازش شوند، اما باید توجه داشت اقدام صرف پردازش داده‌ها به تنهایی باعث تولید اطلاعات نمی‌شود.

اطلاعات چیست؟
معنای اطلاعات در هر سازمان، بسیار فراتر از چیزی است که تصور می‌شود. اطلاعات عبارت است از داده پردازش‌شده‌ای که گیرنده پیام آن را تفسیر و درک کند. باید توجه داشت که شخصی که اطلاعات را می‌فرستد، آن را تغییر شکل می‌دهد. از آنجا که فرآیند تفکر و فهم افراد متفاوت است، پیام می‌تواند معنای مختلفی داشته باشد. برای تبدیل داده‌ها به اطلاعات، باید داده‌ها تحلیل، خلاصه یا پردازش شوند.
تنها کاربر می‌تواند تعیین کند که یک گزارش حاوی اطلاعات یا فقط داده‌های پردازش‌شده است. بنابراین، در هنگام تهیه گزارش‌ها و پیام‌ها ضروری است از نیازها، تحصیلات، موقعیت کاربران در سازمان، و سطح آشنایی آنها با زبان آگاه باشیم. این امر باعث کاهش عدم اطمینان می‌شود. اگر پیام یا گزارشی دارای چنین روندی نباشد صرفاً داده تلقی می‌شود. در انتها، اگر بخواهیم تعریف کاملی از اطلاعات ارایه دهیم باید بگوییم، اطلاعات، داده‌های پردازش‌شده‌ای هستند که منجر به تغییر رفتار انسان می‌شوند.

ارزش اطلاعات
اطلاعات به تنهایی ارزشی ندارند. ارزش آنها ناشی از تغییر در چگونگی تصمیم‌گیری‌هاست. اطلاعات مناسب به اطلاعاتی گفته می‌شود که دقیق و روزآمد باشند، و باعث بهبود تصمیم‌ها شوند. جمع‌آوری، دستکاری، ثبت و پردازش داده‌ها و هچنین تحمل هزینه‌های آنها، باعث ایجاد ارزش نمی‌شود.
هدف اصلی متخصص اطلاعات (فرستنده پیام) این است که پیام توسط دریافت‌کننده درک و بدین ترتیب در تصمیم‌گیری تغییر ایجاد شود. برای رسیدن به این هدف، متخصص باید به ویژگی‌های ارائه مناسب توجه داشته باشد.

منبع:
مدیریت فن‌آوری اطلاعات - دکتر مهدی ثاقب تهرانی، مهندس شبنم تدین